Das Familienunternehmen Bertinchamps ist eine mittelständische Brauerei, die sich nach den ersten drei erfolgreichen Geschäftsjahren im Jahr 2016 dazu entschieden hat, Ihre Geschäftsprozesse vollständig zu digitalisieren. Bis dahin waren die Abläufe weitestgehend papiergestützt und dadurch wenig effizient.

“Durch Odoo konnten wir unsere papierbasierte Arbeit durch eine digitale und vollständig integrierte Lösung ersetzen”.

Jean-Philippe Humbert, Bertinchamps General Sales Manager

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Die Grenzen eines papierbasierten Systems

Die Bertinchamps-Brauerei eröffnete ihre Türen im Jahr 2013 mit einer Reihe hochmoderner Fermentationstanks, die bis zu 6.000 Hektoliter Braukapazität haben. Die kleine Familienbrauerei entwickelte sich in den ersten 3 Jahren sehr dynamisch. Die Produktion konnte in nur 3 Jahren von Null auf 1 Million Flaschen ausgebaut werden. Das gesamte System war abgesehen von der Rechnungsschreibung komplett papierbasiert und somit im Zuge des dynamischen Unternehmenswachstums immer schwieriger zu managen.

Insbesondere der permanente und zeitnahe Überblick der Verkäufe und die Auftragsrückverfolgung gestaltete sich zunehmend überaus schwierig. Die Auftragsvorbereitung war hierdurch auch nicht mehr effizient genug. Das papierbasierte System war starr und dazu auch unzuverlässig, wodurch allerdings in der Konsequenz täglich neue Probleme aufgetreten sind:

* Verlust von papierbasierten Aufträgen, wodurch häufig anstehende Abrechnungen und Zahlungen vergessen wurden

* Das Vorgehen der Mitarbeiter bei der Auftragsabwicklung ist wenig koordiniert und abgestimmt.

* Anstehende Auftragsdaten wurden nicht konsolidiert, weshalb eine Extraktion von spezifischen Kundendaten viel Zeit kostet.

* Für Führungskräfte gibt es keinen klaren Überblick über die anstehenden Aufgaben und die momentan laufenden Vertriebsaktivitäten.

* Das Vertriebsteam hat Probleme seine eigenen Verkaufsaufträge und -ziele vollständig und effizient zu verfolgen.

* Berichte und Prognosen sind ungenau und unzuverlässig.

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Odoo CRM, Vertrieb und Abrechnung:

Bertinchamps benötigte eine flexible Lösung mit einer schnellen und einfachen Implementierung. Dabei hat sich das Unternehmen für die Management Software Odoo als Lösung entschieden. Das Unternehmen verwendet derzeit die Odoo Apps CRM, Vertrieb, Abrechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft.

* Odoo CRM hat dazu beigetragen, dass alle Interaktionen zwischen Kunden und Vertriebsteam geplant, zurückverfolgt und überwacht werden. So hat das Vertriebsteam Zugriff auf alle aktuellen Kundenaufträge und Abrechnungen. Das CRM-System ermöglicht es dem Management die Verkaufsziele des Unternehmens zu planen und zu verfolgen.

* Mit Odoo Vertrieb kann jeder Verkäufer nun seine eigenen Angebote verwalten. Es gibt dadurch einen klaren Überblick über die Fortschritte bei der monatlichen Zielerfüllung.

* Die Odoo Warenwirtschaft hilft Bertinchamps bei der Versandabwicklung sowie bei Bestandskontrolle und -prognose.

Mit Odoo kann Bertinchamps nun laufende Geschäftsberichte erstellen, die bei der Umsatz- und Kapazitäten Planung pro Monat oder pro Produkt nutzbar sind. Mit leicht zu erstellenden Berichten und Grafiken können somit auch zukünftige Trends bestimmt werden, die eine bessere Prognose der künftigen Umsatz ermöglichen sollen.

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Die Vorteile von “Smart Integration”

Bertinchamps verwendet Odoo jeden Tag. Die Software ist dadurch zu einem integralen Bestandteil ihres Betriebs geworden, da jetzt eine effizientere Organisation des täglichen Geschäfts möglich ist. Außerdem können jetzt konkrete geschäftliche Meetings zu jeder Zeit und von jedem Ort aus geplant werden. Die Verkäufer können Aufträge direkt in das Odoo System eingeben und die Brauerei erhält sofort aktuelle Auftragsdaten. Hierdurch wissen beide Seiten immer sehr genau, was und zu welchem Zeitpunkt verkauft wurde und wie sich der Umsatz in der Zukunft entwickelt.

Odoo ist auch ein hervorragendes Motivationsinstrument für die Verkäufer der Brauerei. Jeder Vertreter kann deutlich sehen, wie viel sie verkauft haben und wie weit sie von Ihrer eigenen Zielerreichung entfernt sind oder diese bereits übertroffen haben. Die Berichtsfunktion unterstützt Bertinchamps vor allem bei der Prognose seiner Produktionskapazität und bei der Bestimmung seiner Saisonzyklen. So zeigte sich, dass das Bier mit Grapefruit Geschmack meist ausschließlich in den wärmeren Monaten verkauft wurde und deshalb auch nicht ganzjährig produziert werden muss.

Sollten Sie ebenfalls ein Wachstumsunternehmen wie Bertinchamps sein und möchten Sie ebenfalls eine integrierte Lösung für Ihr Unternehmen können wir Sie gerne ausführlich beraten.

Über Bertinchamps

Im Jahr 2011 suchte die Familie Humblet nach einem Standort, um als Familienunternehmen eine Brauerei zu bauen und zu betreiben. Sie wollten das Vermächtnis ihres Vaters Benoit Humblet in seiner Brauerei-Tradition weiter fortführen. Als sie die Bertinchamps-Farm in der Nähe von Gembloux in Belgien entdeckten, waren sie bereit, ihr eigenes Familienprojekt zu starten. Die Renovierung des 7 Jahrhundertealten Bertinchamps Bauernhof dauerte fast 2 Jahre, aber im Jahr 2013 wurde die neue, moderne Brauanlage in Betrieb genommen. Von diesem Moment an konnte die Schaffung und Entwicklung neuer und authentischer Biere starten. Der Buchstabe B auf den Flaschen soll dabei eine symbolische Hommage an Bertinchamps, Bier, Belgien, Brauerei, und natürlich Benoit dem Brauer sein . Weitere Infos unter www.bertinchamps.be Dies ist eine Übersetzung des englischsprachigen Originals auf der folgenden Odoo Website (Autor: Elin Anna Jonisdottir): https://www.odoo.com/de_DE/blog/customer-reviews-6/post/transforming-a-family-brewery-into-an-integrated-business-344

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